イベント予約 来場管理の設定方法

イベント予約では、予約者ごとにイベント当日の来場状況を管理できます。 予約者に来場QRコードを提示してもらい、受付担当者が専用スキャナーで読み取ることで、来場ステータスを「来場済み」に更新できます。 また、予約者ごとの来場ステータスを確認・変更することもできます。

この記事では、来場管理の設定方法と、イベント当日に来場QRコードを読み取って受付する方法を説明します。

来場管理を設定する

来場管理を行うために、イベント予約の画面から来場管理の設定を行います。

1. 「イベント登録」>「イベント概要」の「来場管理」を【使用する】ボタンにチェックを入れます。 すでに作成済みのイベントも、イベント編集画面から設定を変更できます。

   

   ・すでに作成済みのイベントは、すべて「使用しない」にチェックがついています。 ・来場管理が「使用しない」になっている場合、来場QRコードは発行されません。

2. 「予約枠の設定」「予約画面設定」を行い、【保存】ボタンをクリックします。

これで、予約者一覧に来場状況が表示されるようになりました。 続けて、予約者に来場QRコードを送信する設定を行います。

予約者に来場QRコードを送信する

来場管理を設定後、予約者がイベント当日に「来場QRコード」を表示できるように、「来場QRコードURL」をメッセージで送信します。

予約者に来場QRコードURLを送信する方法は、以下の2通りです。

方法1：予約完了メッセージやリマインダで送信する 方法2：リッチメニューや一斉配信で送信する

方法1：予約完了メッセージやリマインダで送信する

1. 「イベント編集」>「予約枠の設定」の「アクション設定」を選択します。

2. 「アクション設定」の「テキスト送信」を選択します。

3. 【予約】タブを選択し、来場QRコードURLを設定します。

   「来場QRコードURL」は「来場管理」を【使用する】に設定していないと差し込みメニューに表示されません。 差し込めるアクションは 予約完了時・変更時・予約承認時・決済完了時・予約リマインダ の5つです。 キャンセル時・予約否認時には差し込めません。

   • イベント予約 アクション設定について

方法2：リッチメニューや一斉配信で送信する

1. イベント予約一覧の【来場QRコードURL】ボタンをクリックし、URLをコピーします。

2. リッチメニューや一斉配信に、コピーした「来場QRコードURL」を貼り付けて送信します。
   「来場QRコードURL」はイベントごとに共通のURLです。 　全員に同じURLを送っても、予約者ごとの来場QRコードが表示されます。

イベント当日に行うこと

イベント当日に予約者が来場した際、受付で行う手順を説明します。

予約者の来場時、受付担当者が予約者の来場QRコードを読み取ります。 来場QRコードを読み取ることで、自動で「来場済み」にステータスが更新されます。

予約者の来場QRコードを読み込む

予約者の来場QRコードを表示する方法は、以下の2通りあります。

方法1：予約者に来場QRコードを提示してもらう

1. 予約者が、受け取ったメッセージの来場QRコードURLをタップします。

2. 表示された画面で来場QRコードを確認します。

   来場QRコードが表示されるのは開催日当日のみです。前日までは「QRコードは当日に表示されます」と表示されます。

   予約リマインダに来場QRコードURLを差し込む場合は、当日に開き直してもらうよう案内してください。

来場QRコードが確認できない場合は、後述の来場QRコードが表示されない・読み取れない場合を確認してください。

方法2：受付担当者側で【この友だちの来場QRコード】を表示する

1. 対象の予約者の【詳細】ボタンをクリックします。 　

2. 「予約詳細」の【この友だちの来場QRコード】を開くと、受付QRコードが表示します。

受付担当者が予約者の受付を行う

予約者の来場ステータスを「来場済み」に更新する方法は2通りあります。

方法1：来場QRコードスキャナーで読み取る場合

1. 予約者一覧の【来場QRコードスキャナー】ボタンをクリックします。

2. 表示された起動用QRコードを、受付で使うスマートフォンで読み取ります。

   スキャナーは、予約者一覧の【来場QRコードスキャナー】に表示される起動用QRコードから起動してください。

3. 「受け付ける予約枠を選択」で受付をする予約枠を選び、【この予約枠で受付を開始】をタップします。

   

   • 表示されるのは、本日開催されるイベントの予約枠のみです。
   • 選択した予約枠以外の予約の来場QRコードは受け付けられません。別の予約枠の受付をするときは、画面上部の【枠変更】ボタンから切り替えてください。

4. 来場QRスキャナーの説明モーダルで【次へ】をタップし、次の画面で【始める】をタップします。

   説明モーダルは初回起動時のみ自動で表示されます。2回目以降は、カメラ画面の左上にある【?】ボタンから説明を確認できます。

5. 「来場QRコードをかざしてください」と表示されたら、予約者の来場QRコードを読み取ります。

スキャンすると予約時の名前と予約数が表示され、スキャン音が鳴ります。 これで、予約者の来場状況が「来場済み」に切り替わりました。

スキャン時にメッセージが表示された場合は、後述のスキャン時に警告が表示される場合を確認してください。

方法2：予約詳細から手動で「来場済み」に変更する場合 来場QRコードを読み取らずに、来場ステータスを手動で変更できます。

1. 対象のイベントの「予約者一覧」をクリックします。

2. 対象の予約者の「詳細」をクリックします。

3. 「来場状況」の【来場済み】にチェックを入れ、【変更を保存】をクリックします。

来場状況を確認する

予約者の来場ステータスの確認方法は下記の通りです。

• 予約者一覧の「来場」列を確認する

• 「すべての来場状況」でステータスを絞り込んで検索する

• 対象の予約者の「予約詳細画面」から「来場状況」を確認する

来場状況で友だちを絞り込んで配信する

絞り込み条件の「イベント予約」で、予約ステータスに加えて来場状況でも友だちを絞り込めます。 例えば、イベント終了後に来場しなかった人だけにフォローのメッセージを送るときなどに使用できます。

予約者一覧から絞り込む場合 予約者一覧で「すべての来場状況」を「来場済み」または「来場前」に絞り込み、【友だちリストで表示】をクリックします。 選んだ来場状況が絞り込み条件に引き継がれた状態で、友だちリストが表示されます。

絞り込み条件で直接設定する場合 来場管理を「使用する」に設定したイベント・予約枠を指定すると、来場状況の項目が表示されます。

• 「かつすべての来場状況の人」: 来場状況では絞り込みません
• 「かつ来場済みの人」: 来場状況が「来場済み」の人を検索します
• 「かつ来場前の人」: 来場状況が「来場前」の人を検索します

補足：スキャン時に警告が表示される場合

来場QRコードスキャナーで読み取ったときに、メッセージが表示されることがあります。 メッセージには、受付が完了しているものと、受付ができていないものがあります。

受付が完了しているメッセージ 予約時の名前と予約数が表示されます。来場状況は「来場済み」に切り替わっているため、メッセージの内容を確認して入場の可否を判断してください。

受付ができていないメッセージ 来場状況は「来場済み」に切り替わりません。

補足：来場QRコードが表示されない・読み取れない場合

予約者が来場QRコードURLを開いたときに、来場QRコードの代わりに下記のメッセージが表示されることがあります。

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